Mitarbeitergespräche stellen eine zentrale Säule des Personalmanagements dar und bieten sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich über vergangene Leistungen, aktuelle Herausforderungen und zukünftige Ziele auszutauschen. Eine gute Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist daher entscheidend, um effektive Ergebnisse zu erzielen und Chancen, sowohl für positive Veränderungen im Unternehmen als auch für die persönliche Karriereentwicklung, zu nutzen. Während es für Führungskräfte darauf ankommt, das Gespräch sorgfältig zu planen, einschließlich der Festlegung von Themen, Zielen und einer angemessenen Gesprächsdauer, sollten sich Arbeitnehmer:innen bewusst sein, dass ein Mitarbeitergespräch keine Einbahnstraße ist, sondern eine Gelegenheit darstellt, aktiv am eigenen beruflichen Werdegang mitzuwirken. Durch eine strukturierte Vorbereitung von beiden Seiten, beispielsweise mit Hilfe von Checklisten, und die Bereitschaft, offen und selbstbewusst in den Dialog zu treten, kann das Mitarbeitergespräch zu einem Schlüsselelement für Mitarbeiterbindung und Karrierefortschritt werden.

Definition: Das ist ein Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche sind ein zentrales Element der Personalführung und dienen als effektives Führungsinstrument, um zwischen Angestellten und Führungskräften einen regelmäßigen Austausch zu fördern. Ziel dieser Gespräche ist es, gegenseitiges Feedback zu geben, Zielvereinbarungen festzulegen und Entwicklungswünsche zu erörtern. Sie finden in der Regel einmal im Halbjahr oder jährlich statt, um 

• das vergangene Jahr zu reflektieren, 
• die aktuelle Leistung zu bewerten und 
• mit konstruktivem Feedback in die nächste Periode zu starten. 

Solche Gespräche ermöglichen es, sowohl Erfolge zu feiern als auch Probleme und Misserfolge offen anzusprechen, was sie zu einem wichtigen Sprungbrett für die persönliche Weiterentwicklung und organisatorische Veränderungen macht. In manchen Organisationen werden sie sogar häufiger, beispielsweise quartalsweise, geführt, um den Lerneffekt zu maximieren und sicherzustellen, dass die Inhalte präsent bleiben und akute Probleme zeitnah adressiert werden können.

Verschiedene Varianten eines Mitarbeitergesprächs

Ein Mitarbeitergespräch kann in verschiedenen Formen stattfinden, wobei sich die Festlegung spezifischer Fokuspunkte unterscheidet. Es bieten zwar alle Gespräche eine systematische Grundlage für den Austausch zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer:in, allerdings liegt der Schwerpunkt jeweils auf einer anderen Thematik. Dazu zählen unter anderem die berufliche Weiterentwicklung, die Leistungsbewertung oder die Zusammenarbeit, wobei sich thematische Überschneidungen natürlich nicht ausschließen. Besonders die folgenden sechs Formen gehören zu den häufigsten Mitarbeitergesprächen.

Das jährliche Leistungsgespräch

Jährliche Leistungsgespräche finden in der Regel nicht öfter als einmal im Jahr statt und konzentrieren sich primär auf die Beurteilung der Leistungen der Angestellten und die Zielsetzung für die kommende Periode. Diese Gespräche bieten eine wertvolle Gelegenheit, um gemeinsam zurückzublicken und die erbrachten Leistungen objektiv zu bewerten, sowie um klare und erreichbare Ziele für die Zukunft zu definieren und zu vereinbaren.

Das Zielvereinbarungsgespräch

Normalerweise werden Zielvereinbarungsgespräche zu Beginn des Geschäftsjahres oder einer Leistungsperiode geführt und fokussieren sich darauf, gemeinsam Ziele und die dazugehörigen Maßnahmen festzulegen. 

Tipp: Bei der Festlegung von Zielen sollte man immer die SMART-Formel, spezifisch, messbar, angemessen, relevant und terminiert, im Hinterkopf haben! So kann der Fortschritt besser verfolgt und der Zielerreichungsgrad beurteilt werden.

Diese Gespräche dienen dazu, eine klare Ausrichtung und Verständigung über die Erwartungen und Bestrebungen für das kommende Jahr zu erreichen, indem Ziele definiert und die Wege zu ihrer Erreichung besprochen werden. Sie bilden eine grundlegende Basis für die zukünftige Arbeitsausrichtung und Motivation der Mitarbeitenden.

Der Entwicklungsdialog

Im Gegenzug dazu richten Entwicklungsdialoge ihren Fokus auf die Diskussion von Karrierezielen und -möglichkeiten sowie auf die Identifizierung von Bereichen, in denen Entwicklungspotenzial besteht. Dies bietet eine Plattform, um individuelle Karrierewege zu erkunden, persönliche Stärken und Schwächen zu analysieren und einen maßgeschneiderten Plan für die berufliche Weiterentwicklung zu entwickeln. Sie sind essentiell für die Förderung des persönlichen Wachstums und unterstützen Arbeitnehmer:innen dabei, ihre beruflichen Ambitionen in Einklang mit den Möglichkeiten innerhalb des Unternehmens zu bringen.

Das Anerkennungsgespräch

Dabei steht die explizite Würdigung und Anerkennung von erbrachten Leistungen und Beiträgen von Arbeitnehmer:innen im Mittelpunkt. Sie bieten eine wertvolle Gelegenheit, um individuelle Erfolge hervorzuheben, Dankbarkeit für das Engagement und die harte Arbeit auszudrücken und somit die Motivation sowie das Selbstwertgefühl der Mitarbeitenden zu steigern. Durch diese Gespräche wird eine positive Unternehmenskultur gefördert, die die Wertschätzung jeder einzelnen Person in den Vordergrund stellt und ein Umfeld schafft, in dem sich Mitarbeitende geschätzt und motiviert fühlen, weiterhin zur Zielerreichung des Unternehmens beizutragen.

Das 360°-Feedbackgespräch

Diese Variante des Mitarbeitergesprächs zeichnet sich durch die Einbeziehung von Rückmeldungen von 

• Kolleg:innen, 
• weiteren Vorgesetzten und 
• unterstellten Mitarbeitenden 

aus, um eine umfassendere Perspektive auf die Arbeitsleistung und das Verhalten im Berufsalltag zu fördern. Dadurch wird es ermöglicht, ein vielschichtiges Bild der Stärken, Verbesserungspotenziale und der Wirkung einer Person im Arbeitsumfeld zu erhalten. Des Weiteren sind sie wichtig, um die Selbstwahrnehmung und Fremdwahrnehmung abzugleichen und bieten eine solide Grundlage für gezielte Entwicklungsmaßnahmen und die Förderung einer offenen, feedbackorientierten Unternehmenskultur.

Das Konfliktgespräch

Konfliktgespräche zielen darauf ab, den Kern eines Konflikts und dessen Ursachen zu analysieren und gemeinsam mit den beteiligten Konfliktparteien eine Lösung zu erarbeiten. Diese Gespräche sind von entscheidender Bedeutung, um Missverständnisse zu klären, Differenzen zu überbrücken und eine konstruktive Basis für die Zukunft zu schaffen. Sie fördern nicht nur das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, sondern tragen auch dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu erhalten und zu stärken.

Das Gehaltsgespräch

Diese konzentrieren sich auf die Diskussion des aktuellen Gehalts und potenzieller Gehaltserhöhungen sowie auf die Klärung von leistungsbezogenen Boni oder Zusatzleistungen. Diese Gespräche bieten eine Plattform für offene Verhandlungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften über die finanzielle Anerkennung der geleisteten Arbeit und die Anreize für zukünftige Leistungen.

Hinweis: Da sich jeder Typ auf spezifische Aspekte konzentriert, bedarf jede einzelne Gesprächsvariante einer individuellen Vorbereitung für ein optimales Mitarbeitergespräch!

Ebenfalls wichtig zu wissen ist, dass Mitarbeitergespräche nicht nur zwecks zeitlicher Gegebenheiten, wie beispielsweise das jährliche Leistungsgespräch oder der Zielvereinbarungsdialog, stattfinden können, sondern auch aufgrund weiterer bestimmter Anlässe:

• Ende der Probezeit
• Kündigungen
• Beförderungen
• Rückkehr nach Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit
• Prozessänderungen und Umstrukturierungen
• Nichteinhaltung von Regeln
• Arbeitsunfälle

Noch dazu können Mitarbeitergespräche sowohl von Seiten der arbeitnehmenden als auch der arbeitgebenden Person initiiert werden!

Diese 15 Themen gehören in ein Mitarbeitergespräch

Da Mitarbeitergespräche, vor allem mit der Chefetage, nicht zu den häufig stattfindenden Meetings gehören, sollte man diese Gelegenheit daher unbedingt nutzen, um alle Anliegen, die einen beschäftigen, anzusprechen. Mit der Etablierung der folgenden 15 Kernthemen, kann man daher sicherstellen, dass das Mitarbeitergespräch alle relevanten Bereiche abdeckt:

1. Jahresüberblick
2. Leistungsbeurteilung
3. Feedbackkultur
4. Arbeitsbelastung
5. Arbeitsumgebung und -bedingungen
6. Zielsetzung und neue Aufgabenbereiche
7. Persönliche und berufliche Entwicklung
8. Kommunikation und Teamarbeit
9. Arbeitszufriedenheit
10. Konflikte und Missverständnisse
11. Arbeitsorganisation, -zeit und Effizienz
12. Arbeitgebererwartungen und Mitarbeiterbedürfnisse
13. Entgelt und Anerkennung
14. Health Management und psychische Gesundheit
15. Besondere betriebliche Bedürfnisse

Auf alle Fälle sollte man die Gelegenheit in diesen Gesprächen nutzen, um offen über persönliche Vorstellungen, Erwartungen und Ähnliches zu reden. Ebenfalls dürfen kleinere Anliegen nicht unterschätzt und verdrängt werden, sondern gehören in Mitarbeitergesprächen genauso angesprochen.

Welche Ziele verfolgt ein Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche und Team-Meetings in Unternehmen dienen dazu, die Zusammenarbeit zu verbessern, ein harmonisches Miteinander zu fördern und einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, indem sie Raum für Feedback, Zieldefinition, Strategieentwicklung und gegebenenfalls deren Anpassung bieten. Diese Gespräche, die als zentrales Instrument der Personalbeurteilung fungieren, ermöglichen es, den aktuellen Leistungsstand der Mitarbeitenden zu bewerten und darauf aufbauend Ziele, Perspektiven und neue Verantwortungsbereiche zu definieren. Das Hauptziel solcher Gespräche ist die Weiterentwicklung und Motivation der Mitarbeitenden, wodurch sich diese wertgeschätzt und verstanden fühlen, was langfristig zur Stärkung der Mitarbeiterbindung beiträgt. Ein klar definiertes, realistisches Gesprächsziel, das rechtlich möglich und persönlich zumutbar ist, sowie die Unterscheidung zwischen maximalen und minimalen Zielen, verbessert die Gesprächsführung und ermöglicht es, flexibel auf neue Erkenntnisse während des Gesprächs zu reagieren. Durch die Formulierung von Minimal- oder Alternativzielen kann zudem sichergestellt werden, dass alle Beteiligten das Gespräch mit einem Gefühl des Erfolgs verlassen.

Wie man sich auf ein Mitarbeitergespräch vorbereitet

Die gründliche Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch ist ein Schlüsselfaktor für dessen Erfolg. Dabei gibt es jedoch zwei Seiten, die der arbeitnehmenden und der arbeitgebenden Person, wobei sich die jeweiligen Vorbereitungen leicht unterscheiden:

Vorbereitung Mitarbeitergespräch aus Sicht des:der Arbeitnehmers:in

Dabei kann es vor allem helfen, die zu diskutierenden Themen und Ziele des Gesprächs vorab schriftlich festzuhalten, um sicherzugehen, dass kein Anliegen vergessen wird. Grob lässt sich die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs in diese drei Schritte gliedern:

1. Rückblick und Analyse: Es gilt zu reflektieren, was seit dem letzten Mitarbeitergespräch passiert ist. Dazu gehören sowohl Erfolge, Herausforderungen, Niederlagen, neue Erkenntnisse als auch die Erreichung oder Nichterreichung von Zielen.
   Tipp: Hierfür kann es besonders hilfreich sein, sich aussagekräftige Zahlen, Daten und Fakten vorab zu besorgen, um Argumente entsprechend stützen zu können!
2. Selbsteinschätzung: Des Weiteren sollte man sich zuvor mit einer Selbstreflexion und -einschätzung auseinandersetzen. Hierbei sind speziell Fragen wie, welche Rolle spielt man innerhalb des Unternehmens beziehungsweise Teams, wie schätzt man selbst die eigene Leistung ein oder wie zufrieden ist man in der aktuellen beruflichen Situation, förderlich.
3. Zukunftsperspektive: Ebenfalls sollte man sich fragen, was die persönlichen Ziele für die Zukunft sind, was man eventuell an der vorhandenen Arbeitsweise ändern möchte, welche Bedürfnisse noch nicht erfüllt sind oder wie man die Karriere in Zukunft vorantreiben kann. 

Eine umsichtige Planung unterstützt demnach nicht nur einen strukturierten Ablauf des Dialogs, sondern genauso die gemeinsame Erarbeitung von Zielen und Lösungen. Die Ausarbeitung einer Strategie und die Vorbereitung auf mögliche Reaktionen der Gesprächspartner:innen, einschließlich der Erwartung von Meinungsverschiedenheiten und der Suche nach Kompromissen, spielen hier ebenso eine große Rolle.

Die 3 wichtigsten Tipps für Angestellte bei Mitarbeitergesprächen

1. Ich-Perspektive: Da es bei einem Mitarbeitergespräch grundsätzlich nur um einen selbst geht, sollte man daher auch stets aus der persönlichen Wahrnehmung heraus sprechen und ausschließlich Ich-Botschaften verwenden. Außerdem ist es von großer Relevanz, immer sachlich und konstruktiv zu bleiben und sich nie von Emotionen leiten zu lassen!
2. Beispiele vorbereiten: Während des Gesprächs sollte man sich bestmöglich auf konkrete Situationen spezialisieren und, besonders wenn es um Kritik geht, Verallgemeinerungen vermeiden! Eine gute Vorbereitung ist daher auch hier wieder das A und O.
3. Ideen und Lösungsansätze parat haben: Sofern der Wunsch auf Veränderung besteht, sollte man sich dazu vorab genaue Vorstellungen und Umsetzungsvorschläge überlegen. Denn in den meisten Fällen wird eine proaktive Vorgehensweise geschätzt und man erhält dadurch genau die gewünschte und benötigte Unterstützung.

Vorbereitung Mitarbeitergespräch aus Sicht des:der Arbeitgebers:in

Auch hier lässt sich die Vorbereitung in zwei Kategorien teilen, nämlich in den organisatorischen und inhaltlichen Bereich:

Organisatorische Checkliste

• Wann und wo findet das Gespräch statt?
• Wird der Mitarbeitende persönlich oder schriftlich informiert?
• Gibt es weitere Anwesende an dem Mitarbeitergespräch?
• Wurde ein geeigneter Ort, wie ein Besprechungsraum, gebucht?
• Wurde das Meeting bezüglich Hilfsmittel und Bewirtung entsprechend vorbereitet?
• Ist genügend Zeit eingeplant worden?
• Sind alle benötigten Unterlagen vorhanden?

Inhaltliche Checkliste

• Um welchen Gesprächsanlass handelt es sich?
• Wie wird das Gespräch gegliedert?
• Verfügt man über ausreichend Informationen zum Gesprächsgegenstand?
• Welches Gesprächsziel wird angestrebt und gibt es neben dem Hauptziel noch weitere Teilbestrebungen?
• Wurden entsprechende Fakten und Argumente zum Erreichen der Ziele vorbereitet?
• Mit welchen Einwendungen und Reaktionen ist zu rechnen?

8 Tipps für Führungskräfte bei Mitarbeitergesprächen

Vor allem diese 8 Tipps können Arbeitgeber:innen dabei helfen, ein erfolgreiches und professionelles Mitarbeitergespräch zu führen:

1. Das Gegenüber stets ausreden lassen
2. Aktives Zuhören, um das Gegenüber wirklich zu verstehen
3. Gezielt nachfragen, um Missverständnisse zu verhindern
4. Die wesentlichsten Aspekte in eigenen Worten zusammenfassen
5. Freundliche und einladende Körperhaltung
6. Ungeteilte Aufmerksamkeit, ohne Anrufe oder Mails zu beantworten
7. Einen Safe Space schaffen
8. Klare Aussagen und eine positive Wortwahl
9. Verantwortung übernehmen und Anschuldigungen sowie Vorwürfe vermeiden

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

Es ist der Zeitpunkt gekommen, bei dem Probleme angesprochen, Entwicklungen reflektiert, Zielvereinbarungen getroffen und Herausforderungen bewältigt werden können. Diese Situation muss nicht von Nervosität geprägt sein. Im Folgenden wird dargelegt, was im Verlauf des Gesprächs zu erwarten ist.

Gesprächseinstieg: Etablierung einer förderlichen Umgebung

Eine wertschätzende und konstruktive Atmosphäre ist grundlegend für den Erfolg des Dialogs. Bereits mit einigen Minuten Smalltalk, einer angemessenen Körperhaltung und Sitzposition kann innerhalb kürzester Zeit eine förderliche Atmosphäre geschaffen werden.

Tipp: Ein Beitrag zu einer positiven Gesprächsatmosphäre kann maßgeblich zum Gelingen beitragen. Mit Interesse, Offenheit und Wertschätzung, dem Suchen von Blickkontakt und einem freundlichen Gesichtsausdruck kann eine Basis für einen konstruktiven und produktiven Austausch gelegt werden. Bei onesome nutzen wir dafür Check-In-Fragen, um einen lockeren Gesprächseinstieg zu schaffen und damit alle Beteiligten ankommen.
Wir haben unter diesem Link eine Sammlung mit möglichen Fragen zusammengestellt.

Rückblick und Selbstreflektion

Der erste Gesprächsteil dient der Bilanzierung der letzten Monate: die erbrachten Leistungen, erzielte Erfolge und möglicherweise weniger erfolgreiche Momente. Eine solide Vorbereitung ermöglicht, auf das Feedback vorbereitet zu sein und darauf basierend Argumente und Lösungsvorschläge zu präsentieren. Die Bereitschaft, Kritik anzunehmen, ist wertvoll für die persönliche Weiterentwicklung.

Zukunftsorientierung: Gestaltung der kommenden Monate

Im nächsten Schritt wird diskutiert, was die kommenden 6 bis 12 Monate bringen können. Dabei sollten nicht nur die Pläne der Führungskraft, sondern auch die eigenen Erwartungen und Wünsche einfließen. Ein offener Austausch und gegebenenfalls das Einbringen von Gegenvorschlägen zeigen die Bereitschaft, den gemeinsamen Weg aktiv mitzugestalten.

Festlegung gemeinsamer Ziele

Im abschließenden Teil des Gesprächs werden gemeinsam konkrete Ziele festgelegt, basierend auf den vorherigen Diskussionen. Wichtig ist, diese Ziele schriftlich festzuhalten, um eine spätere Bezugnahme zu ermöglichen.

Tipp: Zielvereinbarungen müssen realistisch sein, um Frustrationen zu vermeiden. Sollten Ziele unrealistisch erscheinen, ist es wichtig, dies anzusprechen und gemeinsam erreichbare Ziele zu definieren.

Nachbereitung: Sicherstellung der Umsetzung

Nach dem Gespräch ist es entscheidend, die Umsetzung der Vereinbarungen zu verfolgen und die Einhaltung der getroffenen Absprachen sicherzustellen. Dafür eignen sich beispielsweise Follow-Up-Termine und das Festlegen sinnvoller Deadlines. Engagiertes Verhalten gegenüber den Vereinbarungen ist ebenso zu erwarten wie das Einstehen für die eigenen Ziele und die aktive Förderung der persönlichen Entwicklung.

Fazit: Optimale Vorbereitung für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sind unverzichtbar für eine effektive Personalentwicklung und tragen maßgeblich zur Mitarbeiterbindung und Karriereentwicklung bei. Die sorgfältige Vorbereitung beider Parteien – sowohl der Führungskräfte als auch der Mitarbeitenden – ist entscheidend für den Erfolg dieser Gespräche. Durch strukturierte Vorbereitung, den Einsatz von Checklisten und die offene, selbstbewusste Teilnahme können diese Gespräche zu einem Schlüsselelement für positive Veränderungen innerhalb des Unternehmens und für den individuellen beruflichen Fortschritt werden. Ziel ist es, eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen, in der sowohl Erfolge gewürdigt als auch Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten offen besprochen werden können. Somit wird das Mitarbeitergespräch zu einer wertvollen Gelegenheit für gegenseitiges Feedback und eine zielgerichtete Zukunftsplanung.