Traditionelle Unternehmenskommunikation war häufig hierarchisch organisiert. Doch mit dem Wandel zu flachen Hierarchien, selbstorganisierten Teams und agilem Arbeiten hat sich allerdings eine neue Art der Kommunikation durchgesetzt. Folglich gewinnen Dialog und Austausch, in Bezug auf Erfahrungen, Wissensteilung und Vernetzung, zunehmend an Bedeutung. Erfolgreiche Zusammenarbeit basiert demnach auf Kommunikation auf Augenhöhe, die von gegenseitiger Wertschätzung, Akzeptanz und Respekt geprägt ist. Es geht dabei nicht nur darum, dieselbe Meinung zu teilen, sondern vielmehr darum, den Standpunkt des Gegenübers wirklich verstehen zu wollen.

Dieser Artikel beleuchtet, wie durch klare Botschaften und aktives Zuhören zielführende Kommunikation erreicht werden kann und welche Tipps dabei hilfreich sind. Mit den richtigen Strategien und etwas Übung lassen sich nämlich wichtige Gesprächssituationen erfolgreicher gestalten und konstruktive Lösungen finden, die von allen Beteiligten unterstützt werden.

Bedeutung zielführender Kommunikation in Unternehmen

Zielführende Kommunikation ist in Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für effiziente Arbeitsprozesse und eine erfolgreiche Zusammenarbeit bildet. Sie ermöglicht es, Missverständnisse zu vermeiden, klare Ziele zu setzen und die Produktivität zu steigern. Zudem fühlen sich Mitarbeitende durch eine offene und transparente Kommunikation wertgeschätzt und verstanden, was zu einer höheren Motivation als auch Engagement führt. Noch dazu fördert sie eine konstruktive Feedbackkultur, in der kontinuierliche Verbesserungen und Innovationen entstehen können. Somit lässt sich sagen, dass zielführende Kommunikation insgesamt wesentlich zur Schaffung eines positiven Arbeitsumfeldes und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Schritt für Schritt zu einer zielführenden Kommunikation

Zielführende Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Interaktionen in Beratung, Coaching und Training. Folglich kann eine gut strukturierte Herangehensweise an Gesprächen dabei helfen, Ziele klar zu definieren und effektiv zu erreichen. Wie man jedoch zu einer zielführenden Kommunikation gelangt, wird im Folgenden schrittweise erklärt:

1. Schritt: Optimale Vorbereitung

Ein positiver mentaler Zustand ist entscheidend für den Erfolg eines Gesprächs, eine Tatsache, die häufig unterschätzt wird. Vor Beginn einer Besprechung ist es daher wichtig, sich in einen optimalen Zustand zu bringen. Hierzu können bestimmte Übungen, wie beispielsweise tiefes und bewusstes Atmen oder sich seinem eigenen Körper bewusst zu werden und ihn zu spüren, helfen. Denn ein positiver Zustand ermöglicht einen besseren Zugriff auf Kompetenzen und Problemlösungsfähigkeiten. Ein schlechter mentaler Zustand hingegen kann die Sicht auf Lösungswege einschränken und das Gespräch negativ beeinflussen. Demnach ist es ratsam, immer zuerst den eigenen Zustand zu optimieren, bevor man ein Gespräch beginnt.

2. Schritt: Ziele bewusst setzen

Im wirtschaftlichen Kontext fördern Beratung, Coaching und Training jeweils unterschiedliche Aspekte: 

• Beratung schafft Klarheit
• Coaching unterstützt zur Selbsthilfe
• Training schult und befähigt

Eine präzise Zielfestlegung hilft somit allen Beteiligten, gemeinsam in eine Richtung zu arbeiten, wobei Ziele den Weg verdeutlichen und es ermöglichen, die Vorgehensweisen entsprechend auszurichten. In der Praxis werden individuelle Ziele meist auf Basis einer Bedarfsermittlung festgelegt und eventuell während der Maßnahme angepasst.

3. Schritt: Strategien für effektive Gespräche

Effektive Kommunikation ist essenziell für Beratungen, Coachings und Trainings, da sie einen intensiven zwischenmenschlichen Austausch erfordert. Zielgerichtete Kommunikation kann entweder prozessorientiert oder inhaltsorientiert sein, wobei sich die beiden wie folgt unterscheiden: 

• Prozessorientierte Kommunikation: Diese Art setzt auf gekonntes Fragen und aktives Zuhören, um den:die Gesprächspartner:in zum Nachdenken und Reflektieren anzuregen. Zielführende Fragen, wie Problem-, Lösungs- oder Alternativfragen, helfen dabei, Gedanken zu fokussieren und tiefergehende Erläuterungen zu fördern.
• Inhaltsorientierte Kommunikation: Dabei werden Argumentationen und Nutzendarstellungen verwendet, um die Bedeutung und Vorteile von Inhalten zu verdeutlichen. Eine Argumentation kombiniert eine Aussage mit einer Begründung, um deren Richtigkeit zu belegen. Nutzendarstellungen heben individuelle Vorteile hervor und motivieren zur Annahme und Weiterbeschäftigung mit dem neuen Wissen.

Eine klare Kommunikation der eigenen Sichtweisen und Wünsche ist ebenfalls wichtig. Dabei sollten Ich-Botschaften verwendet und Gemeinsamkeiten hervorgehoben werden, um eine konstruktive Lösung zu finden. Es ist dabei entscheidend, alle Aspekte als wichtig darzustellen und zur Problemlösung beizutragen, statt dem:der Gesprächspartner:in die eigene Sichtweise aufzuzwingen.

4. Schritt: Effektive Zielerreichung in der Kommunikation

Einwände und Bedenken sind natürliche Bestandteile von Beratungen, Coachings und Trainings. Eine zielführende Kommunikation erfordert hier eine angemessene Einwandbehandlung. Zunächst kann Verständnis gezeigt oder teilweise zugestimmt werden, um eine deeskalierende und wertschätzende Atmosphäre zu schaffen. Im nächsten Schritt sollte der eigene Standpunkt klar und nachvollziehbar durch Argumente oder Nutzendarstellungen vermittelt werden. Diese Methode hilft, bei Fragen, Gegenargumenten oder Änderungen im Bedarf den Fokus zu behalten und im Sinne des gemeinsamen Ziels zu handeln.

Durch diese strukturierten Schritte können Gespräche effektiv und zielführend gestaltet werden, was letztlich zu besseren Ergebnissen und einer höheren Zufriedenheit aller Beteiligten führt.

10 Tipps, für eine zielführende Kommunikation

Die folgenden zehn Tipps bieten wertvolle Ansätze, um den Austausch im beruflichen Umfeld zu optimieren und folglich zu einer zielführenden Kommunikation zu gelangen: 

1) Motivbasierte Kommunikation

Eine erfolgreiche Kommunikation erfordert das Ergründen der Motive des Gesprächspartners, der Gesprächspartnerin. Hinter jeder Argumentation steckt ein Motiv, das durch gezieltes Nachfragen aufgedeckt werden kann. Dieses Wissen ermöglicht es, die eigene Argumentation so zu gestalten, dass sowohl die eigenen als auch die Motive des Gegenübers berücksichtigt werden. Ebenso wichtig ist es, die Gründe des Anderen zu verstehen und diese in die eigene Kommunikation einzubinden. Durch zusammenfassende Formulierungen und das Anerkennen der Sichtweise des Gegenübers kann somit eine gemeinsame Basis für Lösungen geschaffen werden. Diese Ansätze fördern das gegenseitige Verständnis und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

2) Effektive Fragen stellen

Um das Gespräch auf zielführende Weise zu lenken, sind offene Fragen ein essenzielles Werkzeug. Sie ermöglichen es, die Motive des Gegenübers zu ergründen und eine tiefere Einsicht in dessen Perspektive zu gewinnen. Insbesondere die Gegenfrage, wie „Wie meinen Sie das genau?“, hilft dabei, Aussagen zu präzisieren und Missverständnisse zu vermeiden. Eine Umwandlung der offenen Frage in eine Nutzen-Frage kann zudem die Bereitschaft zur ehrlichen und genauen Antwort erhöhen, etwa: „Könnten Sie sich vorstellen, mir regelmäßig Feedback zu geben, damit ich mich verbessern kann?“

Eine weitere Technik ist die Paraphrasierung, bei der das Gehörte sinngemäß wiedergegeben wird. Dies sichert das Verständnis und gibt Zeit, den nächsten Kommunikationsschritt zu überlegen. Wichtig dabei ist, die Fragen einfach und klar zu formulieren und geduldig auf die Antwort zu warten. Diese Geduld fördert den Dialog auf Augenhöhe und schafft ein Klima von Wertschätzung und Respekt. Gute Fragen und aufmerksames Zuhören sind somit zentrale Elemente für eine zielführende Kommunikation und eine erfolgreiche Kooperation.

3) Vielfältige Argumente für eine überzeugende Kommunikation

Für eine umfassende und effektive Argumentation ist es wichtig, unterschiedliche Motive zu berücksichtigen. Das ETHOS-Prinzip bietet dabei fünf mögliche Motive: 

• Wirtschaftliche 
• Technische
• Menschliche
• Organisatorische
• Soziale

Ebenso können Perspektivwechsel dabei helfen, vielseitige Argumente zu finden. Diese können sowohl aus persönlichen Aspekten wie Familie, Beruf, Charakter und Gesellschaft als auch aus sachlichen Aspekten wie Fortschritt, Geld, Einfluss, Natur, Moral und subjektiven Werten entstehen.

4) Stichhaltige Argumente formulieren

Ein stichhaltiges Argument setzt sich aus zwei Prämissen und einer Schlussfolgerung zusammen. Dabei stellt die erste Prämisse eine Tatsache dar, während die zweite eine allgemeine Regel ist. Hierzu ein Beispiel zum Verständnis: 

Prämisse 1: Dieses Projekt hat das Budget überschritten.

Prämisse 2 (allgemeine Regel): Projekte, die das Budget überschreiten, erfordern eine zusätzliche Finanzierungsrunde.

Schlussfolgerung: Daher benötigt dieses Projekt eine zusätzliche Finanzierungsrunde.

In der Alltagskommunikation wird die allgemeine Regel jedoch oft weggelassen, wobei sie für die Schlussfolgerung wesentlich ist! Um eine überzeugende Argumentation zu entwickeln, sollte die allgemeine Regel daher stets erwähnt werden. Dieses Schema erhöht folglich nicht nur die Stichhaltigkeit der eigenen Argumente, sondern erleichtert auch das Entkräften und Zerlegen der Argumente des Gegenübers.

5) Effektive Anordnung von Argumenten

In einem Kommunikationsprozess treffen oft mehrere Argumente und Gegenargumente aufeinander, darunter auch Neben- oder Unterargumente. Für eine zielführende Kommunikation ist es allerdings wichtig, diese Argumente so zu strukturieren, dass der:die Zuhörer:in ihnen leicht folgen kann. 

Zu Beginn sollte demnach die Anzahl der Argumente erwähnt und nummeriert werden, um so die Aufmerksamkeit des Gegenübers zu steigern. Außerdem können durch die Nutzung bestimmter Ordnungsschemata Argumente so angeordnet werden, dass sie ihre Wirkung optimal entfalten. Das Hauptargument sollte dabei entweder am Anfang oder am Ende der Argumentation stehen. Drei bewährte Muster dafür sind unter anderem die folgenden:

• Die lineare Argumentationsstruktur: Sie beschreibt aufeinander folgende Argumente für oder gegen eine Sache
• Die dialektische Argumentationsstruktur: Hierbei wechseln sich befürwortende und ablehnende Argumente ab
• Die kausale Argumentationsstruktur: Diese basiert auf dem Wenn-Dann-Prinzip

Durch eine klare Strukturierung der Argumente wird nicht nur die Verständlichkeit erhöht, sondern auch die Überzeugungskraft der eigenen Position gestärkt. Eine gut durchdachte Anordnung hilft außerdem dabei, das Gespräch auf Kurs zu halten und Missverständnisse zu vermeiden.

6) Beziehungsebene in der Kommunikation bedienen

Neben der Argumentation spielt die Selbstpräsentation eine entscheidende Rolle in einer überzeugenden, zielführenden Kommunikation. Dabei ist das Bedienen der Beziehungsebene relevant, da sie die Gefühle des Gegenübers beeinflusst. Durch gezielte Techniken, die Wohlwollen erzeugen, lässt sich nämlich die Bereitschaft zur Beeinflussung beim Gegenüber erhöhen.

Beispielsweise kann in einem Gespräch über eine Gehaltserhöhung der Fokus auf gemeinsamen Erfolgen und der Wertschätzung der bisherigen Zusammenarbeit gelegt werden – dies kann wie folgt aussehen: „Unsere Zusammenarbeit in den letzten Projekten hat gezeigt, wie gut wir als Team harmonieren und wie erfolgreich wir gemeinsam Ziele erreichen können. Ihre Unterstützung und das positive Arbeitsklima motivieren mich sehr, meine beste Leistung zu erbringen.“ Dies schafft eine positive Atmosphäre und stärkt die Beziehungsebene, was die Argumentation für eine Gehaltserhöhung unterstützt.

7) Aktives Zuhören für eine zielführende Kommunikation

Aktives Zuhören ist eine essenzielle Technik für zielführende Kommunikation. Es zeigt dem Gegenüber echtes Interesse, stärkt zugleich die Beziehungsebene, baut Vertrauen auf und fördert sowohl Empathie also auch Sympathie. Aktives Zuhören kann auf zwei Arten geäußert werden: 

1. Verbal: Durch Paraphrasieren oder Bestätigungslaute 
2. Nonverbal: Mittels Kopfnicken und Augenkontakt

Wichtig ist dabei, die eigenen Gedanken und Meinungen zunächst außen vorzulassen und sich voll und ganz auf das Verstehen des Gegenübers zu konzentrieren. So wird das Gefühl vermittelt, dass die Perspektive des Anderen wertgeschätzt wird.

8) Subtiles Spiegeln für eine bessere Kommunikation

Eine subtil wirksame Taktik auf der emotionalen Ebene ist das Spiegeln des Gegenübers. Dabei wird bewusst die Körpersprache und das Verhalten des Anderen nachgeahmt, um Zustimmung und Wohlwollen zu erzeugen. Das Spiegeln umfasst Gestik, Sprache und sogar Verhaltensweisen wie die Auswahl einer Speise oder den Zeitpunkt des Trinkens. Wichtig dabei ist jedoch, dass das Spiegeln nicht plump wirkt, sondern mit etwas Verzögerung und Taktgefühl erfolgt.

9) Verbale Anerkennung zur Stärkung der Beziehungsebene

Das Einbauen von verbalem Lob, auch bekannt als „verbale Streichler,“ kann die Beziehungsebene in Gesprächen erheblich verbessern. Kurze, integrierte Komplimente oder Anerkennungen können das Wohlwollen des Gegenübers erhöhen.

Ein Beispiel für einen verbalen Streichler könnte sein, dem:der Arbeitgeber:in für das Vertrauen in die eigene Arbeit zu danken, wie: „Ich schätze es sehr, dass Sie mir bei den letzten Projekten so viel Verantwortung übertragen haben.“ Solche Aussagen vermitteln Anerkennung und können die Gesprächsatmosphäre positiv beeinflussen.

10) Persönliche Offenbarungen zur Gesprächslenkung

Das strategische Offenbaren persönlicher Informationen, bekannt als „info-dropping,“ kann die Gesprächsdynamik positiv beeinflussen. Durch das Teilen von Details zu Hobbys und Interessen entsteht der Eindruck, dass der:die Gesprächspartner:in einen besser kennt, was zu wohlwollenden Reaktionen führt.

Des Weiteren können persönliche Einblicke das Gespräch entspannter gestalten und eine offenere, vertrauensvollere Atmosphäre schaffen. Das Eingestehen eigener Fehler und das Zeigen von vermeintlich wichtigen Dokumenten zählen ebenfalls zu dieser Strategie und können dazu beitragen, wichtige Gespräche zielführend zu beeinflussen.

Durch die Anwendung dieser Techniken und Strategien können Unternehmen eine zielführende Kommunikation etablieren, die das gegenseitige Verständnis fördert, Konflikte reduziert und die Zusammenarbeit verbessert. Dies schafft eine positive Arbeitsumgebung und trägt zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.

Fazit: Die Bedeutung zielführender Kommunikation für den Unternehmenserfolg

Zielführende Kommunikation ist ein zentraler Baustein für den Erfolg eines jeden Unternehmens. In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt, geprägt von flachen Hierarchien und selbstorganisierten Teams, ist es unerlässlich, klare Botschaften zu vermitteln und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Durch den Einsatz effektiver Strategien wie motivbasierte Kommunikation, aktives Zuhören und das Bedienen der Beziehungsebene können Unternehmen Missverständnisse reduzieren, die Produktivität steigern und eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen. Die sorgfältige Strukturierung von Argumenten und das Einbinden verschiedener Perspektiven ermöglichen es zudem, konstruktive Lösungen zu finden, die von allen Beteiligten getragen werden. Durch die konsequente Anwendung der weiteren beschriebenen Techniken und Tipps können Führungskräfte und Mitarbeiter:innen gemeinsam zu einem harmonischen und effizienten Arbeitsumfeld beitragen. Langfristig führt dies zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, einer stärkeren Mitarbeiterbindung und letztlich zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens.