7 Tipps für Arbeitnehmer:innen bei Mitarbeitergesprächen
Die Einladung eines Mitarbeitenden zum Mitarbeitergespräch markiert einen wichtigen Zeitpunkt im beruflichen Kalender, bei dem Themen wie Leistung, Verhalten, Ziele, und Gehalt sowie die gesamte Arbeitssituation im Mittelpunkt stehen. Solche Gespräche gelten in der modernen Personalführung als unerlässlich. Sie bieten Angestellten die Gelegenheit, Feedback zu ihrer Arbeit und Entwicklungsmöglichkeiten zu erhalten sowie persönliche Anliegen und etwaige Konflikte in einem offenen Dialog mit der Führungskraft zu adressieren. Damit das Mitarbeitergespräch für Arbeitnehmer:innen zum vollen Erfolg wird, werden im Folgenden 7 Tipps vorgestellt, die man sich unbedingt zu Herzen nehmen sollte!
Wozu dient ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch, auch bekannt als Personalgespräch, stellt eine zentrale Plattform für den Austausch zwischen einer Führungskraft und einem:einer Angestellten dar. Der primäre Zweck dieses Dialogs ist es,
- gegenseitiges Feedback zu ermöglichen,
- gemeinsame Zielvereinbarungen zu treffen und
- Entwicklungswünsche zu artikulieren.
Darüber hinaus dient es als Gelegenheit, offene Probleme und Konflikte innerhalb der Arbeitsbeziehung anzusprechen und zu klären. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass solche Gespräche mindestens einmal jährlich, oft jedoch auch häufiger, abgehalten werden.
Die effektive Durchführung eines Mitarbeitergesprächs kann maßgeblich zur beruflichen Weiterentwicklung des Angestellten beitragen und die Qualität der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft nachhaltig verbessern.
In der Regel baut sich ein solches Gespräch aus den folgenden Schritten auf:
- Begrüßung und Besprechung des Gesprächsablaufs
- Selbsteinschätzung, Feedback und Analyse
- Planung und Zielvereinbarung
- Perspektive und Entwicklung
- Gesprächsabschluss
Natürlich kann der Ablauf auch variieren, abhängig davon, um welche Art von Mitarbeitergespräch es sich handelt, was hauptsächlich vom Anlass des Dialogs abhängig ist.
Nun folgen 7 Tipps für Arbeitnehmer:innen bei einem Mitarbeitergespräch
#1 Tipp: Verständnis der Rahmenbedingungen schaffen
Die Durchführung von Mitarbeitergesprächen variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Um optimal auf das Gespräch vorbereitet zu sein, ist es empfehlenswert, sich im Voraus über die spezifischen Gegebenheiten in der eigenen Firma zu informieren, wie unter anderem:
- Die Regelmäßigkeit der Mitarbeitergespräche
- Die Teilnehmerliste des Gesprächs
- Die übliche Dauer eines Mitarbeitergesprächs
- Die Hauptthemen, die typischerweise behandelt werden
Mit einem klaren Verständnis dieser Rahmenbedingungen kann man sich effektiver auf das Gespräch einstellen sowie vorbereiten, beispielsweise durch gezielte Selbstreflexion innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitrahmens. Zudem ermöglicht es eine bessere Anpassung an den:die Gesprächspartner:in und dessen mögliche Besonderheiten.
#2 Tipp: Die richtige Vorbereitung
Eine umfassende Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Mitarbeitergesprächs. Dabei sind besonders diese drei Aspekte entscheidend:
Daten und Fakten vorbereiten
Es empfiehlt sich, die vergangenen Monate Revue passieren zu lassen und zu evaluieren, bei welchen Aufgaben oder Projekten Erfolge erzielt wurden und in welchen Momenten Schwierigkeiten auftraten. Eine Analyse der Gründe für diese Probleme und Überlegungen, wie solchen Herausforderungen in Zukunft begegnet werden könnte, sind ebenso wichtig. Eine Revision vorangegangener Mitarbeitergespräche, um festzustellen, ob gesetzte Ziele erreicht und versprochene Förderungen umgesetzt wurden, sollte ebenfalls durchgeführt werden.
Persönliche Leistungsbeurteilung
Die persönliche Leistungsbeurteilung beinhaltet die Überprüfung und Bewertung der Leistung durch die Führungskraft, einschließlich der Diskussion von Erfolgen, Stärken sowie Verbesserungspotenzialen. Doch auch darauf kann man sich vorbereiten, indem man sich selbst objektiv einschätzt. Hierbei kann es erneut hilfreich sein, sich das Protokoll des letzten Mitarbeitergesprächs heranzuziehen und folgende Fragen durchzugehen:
- Hat sich die Leistung seitdem verbessert?
- Konnten die damals vereinbarten Ziele erreicht werden?
- Wurde mehr Verantwortung übernommen?
Die jeweiligen Antworten als auch plausible Erklärungen, wie beispielsweise veränderte Rahmenbedingungen oder ein erhöhter Workload, direkt parat zu haben, vermittelt nicht nur den Eindruck einer geleisteten Vorbereitung, sondern trifft normalerweise auf mehr Verständnis!
Die Beziehung zum Gegenüber analysieren
Die Reflexion des persönlichen Verhältnisses zu dem:der Gesprächspartner:in ist ebenfalls ein wesentlicher Aspekt in der Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch für Arbeitnehmer:innen. Auf keinen Fall sollte man nämlich die persönliche Beziehung zueinander unterschätzen, da diese den Gesprächsverlauf maßgeblich beeinflussen kann! Bestenfalls sollte man sich vorab mit diesen Fragestellungen auseinandersetzen:
- Welche Einstellung habe ich zu meinem:r Gesprächspartner:in?
- Wie sind frühere Gespräche verlaufen?
- In welche Richtung könnte sich das Gespräch entwickeln?
- Bei welchen Angelegenheiten kann man von einer Zustimmung und wann von Einwänden ausgehen?
- Was kann man tun, wenn das Gespräch emotional wird oder eine schlechte Richtung einschlägt?
Hinweis: Falls kein gutes Verhältnis zum:zur Gesprächspartner:in besteht, kann es auch förderlich sein, eine weitere Person zur neutralen Moderation einzuladen!
#3 Tipp: Standard-Fragen vorbereiten
Da sich Mitarbeitergespräche, wie vorhin bereits kurz erwähnt, normalerweise recht ähnlich aufbauen, gibt es meistens auch gewisse Standard-Fragen, die mit einer hohen Wahrscheinlichkeit aufkommen können. Dazu gehören unter anderem:
- Ist man mit der aktuellen Arbeitssituation zufrieden?
- Was motiviert einen im Job am meisten?
- Woran arbeitet man gerade?
- Funktioniert die Zusammenarbeit im Team einwandfrei oder gibt es Reibungen?
- Was waren die größten Erfolge, Herausforderungen und Niederlagen seit dem letzten Mitarbeitergespräch?
- Benötigt man mehr Unterstützung?
- Was waren seit dem letzten Mitarbeitergespräch die größten Learnings?
- Was sind die größten Herausforderungen, die in nächster Zeit anstehen?
- Wo würde man sich gerne weiterentwickeln?
- Welche Erwartungen hegt man für die Zukunft?
- Wünscht man sich öfter Feedback?
Meistens endet ein Mitarbeitergespräch zudem mit offenen Fragen, die die Möglichkeit bieten, weitere Anliegen zu thematisieren, die bislang noch nicht angesprochen wurden.
#4 Tipp: Berufliche Ziele setzen und vereinbaren
Im Rahmen von Mitarbeitergesprächen bietet sich die Gelegenheit, sowohl über neue berufliche Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten als auch über Verbesserungspotenziale im Arbeitsumfeld zu diskutieren. Diese Ziele können von Weiterbildungen über die Übernahme neuer Projekte bis hin zu angestrebten Positionen reichen. Während manche Ziele bereits von der Führungskraft vorgegeben sein mögen und dann erläutert werden, besteht auch die Chance, diese gemeinsam im Gespräch zu definieren und zu verhandeln. Es ist wichtig, zu diesen Treffen bereits eine klare Vorstellung der persönlich als realistisch und erstrebenswert erachteten Ziele mitzubringen, die vor allem diese zwei Arten von Faktoren umfassen können:
Weiche Faktoren | Harte Faktoren |
Notwendige Veränderungen am Arbeitsplatz | Umsatzsteigerungen |
Mindeststückzahlen | |
Weiterbildungsmaßnahmen | Maximale Ausschussquote |
Die Definition messbarer Ziele und die Klärung der Rahmenbedingungen für deren Erreichung sind essentiell, um die Leistung objektiv bewerten zu können. Zudem sollte man konkrete eigene Zielvorstellungen und Wünsche für das Gespräch formulieren. Von maximalen bis zu minimalen oder alternativen Zielsetzungen, um beispielsweise Gehaltsvorstellungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten zu verhandeln. Die schriftliche Festhaltung der vereinbarten Ziele samt Zeitrahmen ist dabei unerlässlich, um eine klare Grundlage für die zukünftige Beurteilung und Weiterentwicklung zu schaffen.
#5 Tipp: Das richtige Verhalten, wenn es um Feedback geht
In Mitarbeitergesprächen ist das Feedback zu persönlichen und sozialen Fähigkeiten ein zentraler Aspekt. Es ist wichtig, Kritik zu erkennen, zu reflektieren und darauf sachlich zu reagieren, ohne emotional zu werden, auch wenn das eigene Verhalten im Mittelpunkt steht. Speziell diese effektiven Kommunikationsstrategien können dabei den Gesprächsverlauf positiv beeinflussen:
- Bezüge zu Alltagsbeispielen herstellen: Es ist förderlich, Ausführungen über Stärken und Entwicklungspotenziale anhand konkreter Beispiele aus dem Arbeitsalltag zu illustrieren. Dies ermöglicht es dem Gegenüber, die Perspektive nachvollziehen zu können.
- Feedback sinnvoll gestalten: Gerade Faktoren wie Aktualität, sprich auf zeitnahes und relevantes Feedback einzugehen, Verallgemeinerungen zu vermeiden und dem Gegenüber genügend Raum für Reaktionen und Darstellung seiner Sichtweise zu geben, spielen hier eine wichtige Rolle.
- Das Sandwich-Prinzip: Dabei wird ein negativer Aspekt von zwei positiven sozusagen umgeben, was die Feedbackannahme wesentlich erleichtert.
- Umgang mit negativem Feedback: Natürlich ist es nie schön, negatives Feedback zu bekommen. Dennoch gehört es zum Berufs- sowie Privatleben dazu, weshalb man in solchen Situationen stets ruhig bleiben und die Rückmeldung als konstruktiven Rat entgegennehmen sollte. Zudem trägt Feedback zur Selbstverbesserung bei, weshalb man es als Chance betrachten und dankend annehmen kann. Allerdings muss nicht jede Kritik automatisch akzeptiert und darf auch aus der eigenen Perspektive widerlegt werden!
- Richtiger Ton und Wortwahl: Dennoch gilt grundsätzlich, dass selbst bei Unstimmigkeiten immer auf Respekt und einen höflichen Umgang geachtet werden muss!
#6 Tipp: Chancen ergreifen
Neben Feedback und der Leistungsevaluierung, bieten sich Mitarbeitergespräche perfekt an, um als Arbeitnehmer:in neue Chancen zu ergreifen:
Gehalt
Im Rahmen von Mitarbeitergesprächen ist das Thema Gehalt oft ein zentraler Diskussionspunkt, wobei eine Gehaltsanpassung üblicherweise zwischen fünf und zehn Prozent liegt. Wichtig ist es, das angestrebte Gehalt, basierend auf den branchenüblichen Löhnen innerhalb des Unternehmens, vorab festzulegen.
Hinweis: Dieser Betrag sollte für Verhandlungszwecke stets etwas höher angesetzt werden, um einen gewissen Spielraum zu haben!
Zudem sollte eine persönliche Schmerzgrenze definiert und Strategien für den Fall entwickelt werden, dass das angebotene Gehalt darunter liegt, indem beispielsweise Alternativen wie Zusatzleistungen angeführt werden. Falls die Gehaltsforderung abgelehnt wird, ist es ratsam zu erfragen, welche Leistungen zu einer Gehaltserhöhung führen könnten.
Berufliche Weiterentwicklung
Ebenfalls sollte man im Zuge eines Mitarbeitergesprächs als Arbeitnehmer:in die Chance nutzen und das Thema Beförderung ansprechen. Es ist wichtig, überzeugend darzulegen, warum man besonders für eine höherwertige Position geeignet ist. Die Führungskraft sollte erkennen können, wie eine Beförderung des Mitarbeitenden einen positiven Einfluss auf das Unternehmen haben würde.
Fortbildungen
Ein weiteres wichtiges Thema stellen Fortbildungen dar. Deshalb sollte man im Gespräch auch die eigene Motivation für berufliche Fortbildung unterstreichen und darlegen, wie spezifische Weiterbildungsmaßnahmen nicht nur die persönliche Kompetenz erweitern, sondern auch direkt zum Nutzen des Unternehmens beitragen können.
#7 Tipp: Engagement nach dem Gespräch aufrechterhalten
Das Ende eines Mitarbeitergesprächs markiert gleichzeitig den Beginn der Vorbereitung auf das nächste. Es ist wichtig, aus dem Gespräch zu lernen, regelmäßig Feedback einzuholen und so sicherzustellen, dass man sich auf dem richtigen Weg befindet. Diese kontinuierliche Rückmeldung ermöglicht es, aus Erfahrungen zu lernen und die eigene berufliche Entwicklung voranzutreiben.
Fazit: Effektive Vorbereitung und aktive Teilnahme für erfolgreiche Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche sind essentielle Bestandteile des Personalmanagements, die wesentlich zur beruflichen Entwicklung und Mitarbeiterbindung beitragen. Eine gründliche Vorbereitung und aktive Beteiligung an diesen Gesprächen ermöglichen es den Angestellten, nicht nur wertvolles Feedback zu erhalten, sondern auch ihre Karriereziele und persönlichen Anliegen effektiv zu kommunizieren. Durch die Beachtung der vorgestellten sieben Tipps können Arbeitnehmer:innen sicherstellen, dass sie das Maximum aus diesen Gesprächen herausholen, sei es durch das Setzen realistischer Ziele, die Vorbereitung auf Feedback oder das Ergreifen von Entwicklungschancen.