Übersicht

1. Was ist ein Mitarbeitendengespräch?
2. Warum sind Mitarbeitendengespräche so wichtig?
3. Die drei Phasen eines Mitarbeitendengesprächs (Ablauf und Struktur)
4. Stolpersteine vermeiden (Do’s und Don’ts)
5. Effektive Mitarbeitendengespräche: Dein umfassender Leitfaden
6. Schlussgedanken
7. FAQ

Bald stehen wieder Mitarbeitendengespräche an und du fragst dich, was du tun kannst, damit sie erfolgreich verlaufen? Keine Sorge, diese Situation kennen vermutlich alle Personalverantwortlichen. Mit den richtigen Kommunikationstechniken wird das Mitarbeitendengespräch zu einer erfolgreichen und angenehmen Erfahrung. Versprochen! 

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du das Gespräch strukturierst, aktiv zuhörst und konstruktives Feedback gibst, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Du wirst sehen: Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg!

Was ist ein Mitarbeitendengespräch? 

Ein Mitarbeitendengespräch, auch Leistungsgespräch genannt, ist eine strukturierte Gelegenheit für den Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden über Leistung und Karriereplanung. Es ist eine gute Möglichkeit, um den individuellen Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass persönliche Ziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. 

Während eines ganzheitlichen Mitarbeitendengesprächs werden nicht nur vergangene Leistungen und zukünftige Erwartungen besprochen, sondern auch gemeinsame Entwicklungsmöglichkeiten erforscht. Drei Erfolgsfaktoren für ein gelingendes Mitarbeitendengespräch sind: 

1.  eine gründliche Vorbereitung von beiden Seiten,  

2.  ein ausgeglichener Redeanteil beider Parteien während des Gesprächs und  

3. ein Nachhalten der im Gespräch getroffenen Vereinbarungen.  

Warum sind Mitarbeitendengespräche so wichtig? 

Als Manager:in oder Teamleiter:in gehört es zu deinen wichtigsten Aufgaben, deinen Teammitgliedern Feedback zu geben, mit ihnen ihre Leistung zu besprechen und Handlungsfelder zu identifizieren. Effektive Mitarbeitendengespräche spielen dabei eine entscheidende Rolle. Sie ermöglichen es dir, Leistungen anzuerkennen, Ziele für die Weiterentwicklung festzulegen und etwaige Bedenken oder Herausforderungen anzusprechen. 

Das Führen erfolgreicher Mitarbeitendengespräche kann jedoch eine herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere wenn du nicht weißt, wie du dich entsprechend dafür vorbereiten sollst. 

Mitarbeitendengespräche fördern den Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden und tragen damit maßgeblich zur Beziehungsarbeit bei, indem sie Vertrauen aufbauen und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams stärken. 

Diese regelmäßigen Gespräche können zum Katalysator für Motivation und Bindung von Talenten werden. Denn das Setzen von klaren Erwartungen, der Ausdruck von Anerkennung und Wertschätzung sowie das Aufzeigen sinnvoller Möglichkeiten für persönliches und berufliches Wachstum festigen die Verbundenheit zum Unternehmen.  

Schließlich sind Mitarbeitendengespräche unverzichtbar, um die Effektivität und Leistungsfähigkeit deines Unternehmens zu steigern. 

Lass uns gemeinsam eintauchen und baue deine Gesprächsführungs-Kompetenz weiter aus! 

Die drei Phasen eines Mitarbeitendengesprächs (Ablauf und Struktur) 

Erfolgreiche Mitarbeitendengespräche bestehen aus drei wesentlichen Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Jede Phase spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines solchen Gesprächs. 

Lass uns jede Phase einmal im Detail erkunden:  

Phase 1: Eine gute Vorbereitung ist Alles! 

Eine gründliche Vorbereitung auf das Mitarbeitendengespräch legt den Grundstein für eine erfolgreiche und konstruktive Konversation. Es ist der Zeitpunkt, in dem du als Vorgesetzte oder Vorgesetzter die Gelegenheit hast, dich eingehend mit der Leistung und den Zielen der Mitarbeitenden auseinanderzusetzen. Diese Phase ist entscheidend, da sie nicht nur dazu dient, einen Überblick über vergangene Leistungen zu gewinnen, sondern auch, um klare und erreichbare Ziele für die Zukunft festzulegen. 

Hier sind einige Schritte, die dir dabei helfen, dich optimal auf das bevorstehende Mitarbeitendengespräch vorzubereiten: 

Durch eine gründliche Vorbereitung schaffst du die optimale Grundlage für ein erfolgreiches Mitarbeitendengespräch. 

Daumenregel: Du solltest dir ungefähr genauso viel Zeit für die Vorbereitung nehmen, wie für das Gespräch selbst. 

Übrigens, falls du nach ein paar kreativen Check-In-Fragen suchst, hier sind einige Anregungen vom onesome-Team:

Phase 2: Durchführung 

In der Durchführungsphase des Mitarbeitendengesprächs geht es vor allem darum, eine vertrauensvolle und unterstützende Atmosphäre zu schaffen, die den offenen Dialog und eine aktive Beteiligung fördert. 

Eine wohlwollende und lösungsorientierte Haltung der Führungskraft ist die Basis für den Erfolg. Das Gespräch trägt zur Entwicklung bei:  

• Eine herzliche Begrüßung deiner Mitarbeitenden und Anerkennung für ihre Leistung tragen dazu bei, Wertschätzung zu signalisieren und das Vertrauen zu stärken.  
• Die externe Einschätzung durch dich, die Führungsperson, gibt deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Leistung aus einer anderen Perspektive zu betrachten, “blinde Flecken” zu entdecken und wertvolle Einsichten zu gewinnen. 
• Dabei sollte das Feedback konstruktiv – also lösungsorientiert, wohlwollend und an konkrete Beispiele aus dem Alltag geknüpft – überbracht werden und sowohl positive Aspekte als auch Bereiche zur Verbesserung angesprochen werden. 
• Gezielte Fragen ermutigen deine Mitarbeitenden, ihre Stärken, Herausforderungen und Entwicklungsbereiche zu besprechen, wodurch mehr Klarheit und Orientierung entsteht. 

Nach deiner ausführlichen Vorbereitung und aus deiner Rolle als wegweisende Führungskraft heraus, verspürst du im Gespräch wahrscheinlich den Drang, dein Feedback zu übermitteln. Versuch mal was anderes: aktives Zuhören.  

Frage deine Mitarbeitenden: 

• Wie ist es dir seit unserem letzten Feedbackgespräch ergangen? 
• Was ist in deinen Augen gut gelaufen und was weniger gut? 
• Wie geht es dir mit meiner Führung? 
• Gibt es etwas, was du besprechen möchtest? 

Dieser Wechsel in der Gesprächsführung wirkt Wunder. Denn deine Mitarbeitenden werden nicht bewertet, sondern bekommen deine Aufmerksamkeit. Gleichzeitig merken sie, dass sie sowohl für ihre Leistung, ihre Beurteilung als auch ihre Entwicklung verantwortlich sind. Außerdem bekommst du eine Einschätzung über ihre Selbstwahrnehmung und kannst die Kommunikation deines Feedbacks so anpassen, dass es auf fruchtbaren Boden fällt – eventuell haben sie das eine oder andere schon selbst bemerkt, dann kannst du sie darin bestätigen und auf das, was ihnen noch nicht klar ist, kannst du sie gezielt aufmerksam machen.

Werden zum Gesprächsende neue Ziele definiert, sollten diese unbedingt klar formuliert und erreichbar sein, um die jeweiligen Mitarbeitenden zu motivieren. Wichtig ist hierbei, dass diese Ziele vor allem mit den individuellen beruflichen Ambitionen der Mitarbeitenden sowie den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang stehen.  

Phase 3: Nachbereitung 

Nachbereitung und Follow-Up 

Nachdem das Mitarbeitendengespräch erfolgreich abgeschlossen wurde, ist die Nachbereitung und das Follow-Up besonders wichtig, um die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten. 

Zu deiner Unterstützung haben wir hierfür einen kleinen Leitfaden entwickelt: 

1. Zusammenfassung der Ergebnisse und Ziele: 

• Fasse die wichtigsten Ergebnisse und Vereinbarungen des Gesprächs schriftlich zusammen. So werden keine wichtigen Punkte vergessen und du hast gleichzeitig eine Referenz für zukünftige Gespräche. 
• Definiert gemeinsam klare und erreichbare Ziele für die Mitarbeitenden, basierend auf den Diskussionen im Gespräch. Setzt realistische Fristen, um den Fortschritt bewerten zu können und die Zielerreichung zu verfolgen. 
• Verschicke diese Ergebnisse und Vereinbarungen gerne an deine Mitarbeitenden – damit stärkst du ihr Verantwortungsbewusstsein für ihre eigene Entwicklung. 

2. Regelmäßige Check-Ins und Unterstützung: 

• Vereinbare regelmäßige Check-In-Termine, entweder wöchentlich oder monatlich, um die Mitarbeitenden bei der Zielerreichung zu unterstützen. Diese Treffen bieten die Möglichkeit, den aktuellen Stand zu überprüfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. 

3. Feedback geben: 

• Gebe den Mitarbeitenden regelmäßig, auch zwischendurch, Feedback über ihren Fortschritt und motiviere durch Lob und Anerkennung für erreichte Ziele.  

4. Bereitstellung von Ressourcen und Entwicklungsmöglichkeiten: 

• Stelle sicher, dass die Mitarbeitenden über die notwendigen Ressourcen und Entwicklungsmöglichkeiten verfügen, um ihre Ziele zu erreichen. Biete Mentoring-Programme, Weiterbildungsangebote oder andere Unterstützungsmöglichkeiten an, um ihre Fähigkeiten und ihr Wachstum zu fördern. 

Durch deine Unterstützung und dein Interesse an der Weiterentwicklung der Mitarbeitenden schaffst du eine positive Arbeitsumgebung, in der sich die Mitarbeitenden geschätzt und motiviert fühlen. Dies wiederum trägt zum Erfolg des gesamten Teams und des Unternehmens bei. Also nimm dir die Zeit für einen gründlichen Follow-up – es wird sich definitiv lohnen!  

Stolpersteine vermeiden (Do’s and Don’ts)

Sicherlich möchtest du die Leistung der Mitarbeitenden fair beurteilen. Um Stolpersteine zu vermeiden, die das Gespräch in die falsche Richtung lenken könnten, beachte folgende Punkte: 

Do’s:

• Behandle die Mitarbeitenden mit Respekt und Wertschätzung, unabhängig von ihrer Position oder Leistung. Achte auf einen respektvollen Ton und eine positive Körpersprache, um eine unterstützende Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Mitarbeitenden sicher fühlen, ihre Gedanken zu teilen. 
• Stelle offene Fragen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Gedanken und Bedenken frei zu äußern. Zeige Interesse an ihrer Meinung, um eine offene und produktive Diskussion zu fördern. 
• Gib den Mitarbeitenden konstruktives Feedback über ihre Leistung und Verhalten. Konzentriere dich auf spezifische Beispiele und beschreibe klar, was gut läuft und wo Verbesserungspotenzial besteht. Biete auch Lösungsvorschläge und Unterstützung bei der Umsetzung an. So können die Mitarbeitenden das Gespräch als Gelegenheit zur Entwicklung und Verbesserung annehmen. 
• Ziehe Grenzen und kommuniziere klar, welche Erwartungen du an sie hast, wo du Verantwortung übernimmst und wo die Verantwortung bei den Mitarbeitenden selbst liegt.  

Don’ts:

• Vermeide es, die Mitarbeitenden zu verurteilen. Konzentriere dich stattdessen darauf, die Situation lösungsorientiert zu betrachten, anstatt Schuldige zu suchen. 
• Unterbrich die Mitarbeitenden nicht während des Gesprächs. Lass sie ausreden und gib ihnen die Möglichkeit, ihre Gedanken vollständig zu äußern, denn ihre Perspektive ist genauso wertvoll wie dein Standpunkt. Wenn deine Mitarbeitenden dich nicht zu Wort kommen lassen, dann setze klare zeitliche Grenzen für das Gespräch. 
• Sorge dafür, dass das Gespräch frei von Ablenkungen ist. Dadurch kannst du den Mitarbeitenden deine volle Aufmerksamkeit schenken und eine produktive Stimmung aufrechterhalten. 
• Versuche, während des Gesprächs ruhig und gelassen zu bleiben, auch wenn es herausfordernd ist. Emotionale Ausbrüche oder unüberlegte unangemessene Reaktionen können die Situation verschlimmern und das Vertrauensverhältnis zwischen dir und den Mitarbeitenden verschlechtern.  

Indem du dich an diesen Punkten orientierst, kannst du unangenehme Stolpersteine vermeiden. Deine Mitarbeitenden werden dein konstruktives Feedback und deine Bereitschaft zur Unterstützung zu schätzen wissen. 

Effektive Mitarbeitendengespräche: Dein umfassender Leitfaden

Der folgende Leitfaden fasst alle genannten Punkte komprimiert für dich zusammen. 😊 Über diesen Link kannst du ihn dir auch schnell herunterladen, sodass du ihn immer griffbereit hast oder an Kolleg:innen weitergeben kannst.

Schlussgedanken:  

In der heutigen Geschäftswelt wird die Verbundenheit von Mitarbeitenden zum Unternehmen immer wichtiger. Ein regelmäßiger Austausch mit den Mitarbeitenden zahlt dabei besonders auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und positive Unternehmenskultur ein. Dies erfordert jedoch eine gute Kommunikationsfähigkeit und Feedbackkultur, um Themen besprechbar zu machen und eine offene Haltung aufzubauen. 

Die Förderung dieser Fähigkeiten erweist sich für Führungspersonen jedoch häufig schwierig, weil es sowohl von ihnen einen hohen organisatorischen Aufwand, als auch von den Mitarbeitenden selbst einen hohen Zeitinvest erfordert und zudem häufig eine kostspielige Angelegenheit ist. 

Besonders hilfreich für die Entwicklung dieser diversen Fähigkeiten sind daher digitale Tools, die eine zeitliche und räumliche Flexibilität bieten und für die Mitarbeitenden zu jeder Zeit und an jedem Ort verfügbar sind. Das schafft eine motivierende Lernatmosphäre und unterstützt eine schnelle Umsetzung des Gelernten in den Arbeitsalltag. Man könnte fast davon sprechen „sich selbst möglichst gut weiterentwickeln, aber mit dem kleinst möglichen Aufwand“. 

Hinzu kommt, dass digitale Tools die Bearbeitung verschiedener Fähigkeiten vereinen und sich flexibel an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen können. Je nach Bedarf existieren vielfältige Angebote, die die sich rasant entwickelnden Anforderungen des Arbeitsmarktes aufgreifen. Mit digitalem Coaching können sowohl Führungskräfte als auch alle Mitarbeitenden diese Themen individuell bearbeiten und ihre persönliche und berufliche Entwicklung gezielt vorantreiben 

Lass uns gerne persönlich darüber austauschen, wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie digitales Coaching mit onesome dich dabei unterstützen kann. Schicke uns hier bequem deine Anfrage.

FAQ